Assinatura eletrônica na ficha de EPI: o que considerar
Trocar a assinatura em papel por um registro eletrônico é uma das primeiras mudanças que as empresas fazem ao digitalizar o controle de EPI. A NR-6 aceita o registro do fornecimento em sistema eletrônico. A pergunta que fica é: que evidências tornam esse recebimento convincente depois?
O que a norma e a legislação dizem
A NR-6 admite o registro do fornecimento de EPI em livros, fichas ou sistema eletrônico. Sobre assinaturas eletrônicas em geral, a legislação brasileira reconhece diferentes tipos, como os previstos na MP 2.200-2/2001 e na Lei 14.063/2020, com níveis de exigência que variam conforme o uso.
Para a ficha de EPI, o ponto central é a capacidade de mostrar, depois, que aquele trabalhador recebeu aquele equipamento naquela data. Defina com o seu jurídico qual forma de registro atende à sua empresa.
Formas comuns de recebimento eletrônico
Assinatura na tela
O trabalhador assina com o dedo no celular ou tablet de quem entrega. Ganha força quando fica ligada ao resumo exato da entrega e a dados de quando e onde foi feita.
Aceite por link
O trabalhador recebe um link próprio, confere a entrega e confirma. Útil quando a entrega é feita por outra pessoa ou quando o trabalhador prefere conferir com calma.
Registro presencial com testemunha
Quando o trabalhador não pode ou não quer assinar, uma testemunha registra o recebimento ou a recusa, com identificação.
Evidências que fazem diferença
- Resumo da entrega congelado no momento do aceite: EPI, CA, quantidade, data e motivo.
- Data e hora do aceite, e de quem registrou.
- Um código ou hash que permita verificar que o comprovante não foi alterado.
- Histórico de correções feito por novos registros, sem apagar o original.
- Cuidado com dados pessoais: guarde só o necessário e defina quem acessa, como pede a LGPD.
Como implantar o recebimento eletrônico
- Defina com o jurídico quais formas de recebimento a empresa aceita.
- Escolha a forma padrão para cada situação: entrega no posto, entrega remota, trabalhador sem celular.
- Treine quem entrega a coletar o recebimento no momento da entrega.
- Informe os trabalhadores sobre como o registro funciona e quais dados são tratados.
- Mantenha uma alternativa presencial com testemunha para quando o eletrônico não for possível.
- Revise as primeiras semanas de registros para corrigir o processo.
Transição do papel para o digital
As fichas antigas em papel continuam valendo como histórico. Não é preciso digitalizar tudo de uma vez: guarde o papel organizado e comece o registro eletrônico a partir de uma data definida. Se quiser trazer o histórico, importe os dados principais e mantenha a referência ao documento original.
Durante a transição, deixe claro para todos qual é o registro oficial a partir de quando, para evitar entregas registradas em dois lugares ou em nenhum.
Cuidados com dados pessoais
O registro eletrônico envolve dados pessoais do trabalhador, como nome, matrícula e, às vezes, imagem da assinatura ou foto. Informe a finalidade, limite o acesso a quem precisa, defina por quanto tempo guardar e apague o que não for necessário para a prova, como contatos pessoais de quem já saiu.
Perguntas para fazer a um fornecedor de sistema
As respostas a essas perguntas dizem mais sobre a força do registro do que o nome do tipo de assinatura usado.
- O comprovante guarda o resumo da entrega exatamente como estava no momento do aceite?
- Existe um código ou mecanismo para verificar que o comprovante não foi alterado?
- Correções apagam o registro original ou criam um novo registro ligado a ele?
- Onde os dados ficam armazenados e quem tem acesso?
- É possível exportar as fichas e os comprovantes a qualquer momento?
Como o salvflow registra
No salvflow, o recebimento pode ser feito por assinatura na tela, aceite por link ou registro presencial, e cada um gera um comprovante em PDF com código de verificação que qualquer pessoa confere no site. É um registro com evidências; confirme com o seu jurídico se ele atende ao seu caso.
Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.
Perguntas frequentes
Assinatura eletrônica vale na ficha de EPI?
A NR-6 aceita o registro eletrônico do fornecimento. O tipo de assinatura adequado e a força da prova devem ser avaliados com o seu jurídico.
Preciso de certificado digital do trabalhador?
Normalmente não é o que se usa para entrega de EPI, mas a escolha do tipo de assinatura é uma decisão jurídica da empresa.
E se o trabalhador recusar o EPI?
Registre a recusa com data e, de preferência, testemunha. A recusa também é parte do histórico.
O trabalhador precisa ter celular para o aceite por link?
Não necessariamente. A entrega pode ter assinatura na tela de quem entrega ou registro presencial com testemunha.
Posso misturar papel e eletrônico?
Pode, desde que fique claro qual é o registro de cada entrega e que nenhuma fique sem registro.