Modelo de ficha de EPI: campos que não podem faltar
Não existe um modelo oficial de ficha de EPI. A NR-6 exige que a empresa registre o fornecimento ao trabalhador e deixa o formato livre: livro, ficha em papel ou sistema eletrônico. Por isso, cada empresa monta a sua. Este guia mostra os campos que tornam a ficha útil quando alguém pede para ver o histórico.
Para que serve a ficha
A ficha é a prova de que a empresa entregou o equipamento certo, com Certificado de Aprovação (CA) válido, à pessoa certa, na data certa e pelo motivo certo. Ela é consultada numa fiscalização, numa ação trabalhista, numa investigação de acidente e no preenchimento de documentos de exposição a agentes nocivos.
Uma ficha bonita mas incompleta vale pouco. Uma ficha simples que responde às perguntas “quem, o quê, quando, por quê e como recebeu” costuma resolver a maior parte das situações.
Campos do cabeçalho
O cabeçalho identifica o trabalhador e o contexto em que ele recebe EPI. Como função e setor mudam ao longo do tempo, vale registrar a situação na data de cada entrega, e não só a atual.
- Empresa, unidade e, se houver, centro de custo.
- Nome completo, matrícula e CPF do trabalhador (este último com acesso restrito).
- Função, setor e GHE (grupo homogêneo de exposição) ou atividade.
- Data de admissão e tamanhos usuais (calçado, luva, vestimenta) para agilizar trocas.
Campos de cada entrega
O equipamento
- Descrição do EPI e, quando houver, tamanho ou modelo.
- Número do CA e a validade do CA na data da entrega.
- Lote e validade do produto, quando o fabricante informa.
- Quantidade entregue.
O contexto
- Data da entrega (e, se o lançamento for posterior, a data do registro).
- Motivo: entrega inicial, troca por desgaste, dano, perda, defeito ou fim da vida útil.
- Quem entregou.
- Referência da orientação de uso, guarda e conservação dada ao trabalhador.
O recebimento
- Assinatura do trabalhador, aceite eletrônico ou registro presencial com testemunha.
- Recusa, quando houver, com data e observação: ela também precisa ficar registrada.
Erros comuns no modelo
- Uma coluna de “assinatura” para a ficha inteira, em vez de uma por entrega.
- CA anotado uma vez no cabeçalho: quando o CA muda, as entregas antigas parecem ter o CA novo.
- Sem campo de motivo: não dá para distinguir troca por desgaste de perda ou dano.
- Sem devolução: o EPI devolvido, higienizado ou descartado não aparece em lugar nenhum.
Exemplo de linha preenchida
Imagine uma operadora de produção do GHE 01 que recebe luvas de proteção mecânica no primeiro dia de trabalho. Uma linha bem preenchida diria: data da entrega; luva de proteção mecânica, tamanho M; CA e a sua validade naquela data; quantidade 2 pares; motivo “entrega inicial”; entregue pelo almoxarife; recebido com assinatura; orientação de uso feita na integração.
Três meses depois, a troca por desgaste ganha outra linha com o motivo “desgaste”, e não uma rasura na linha anterior. Se a luva rasgar antes do previsto, o motivo passa a ser “dano”, e a data mostra que a troca foi imediata.
Ficha por trabalhador ou por entrega?
As duas visões são úteis. A ficha por trabalhador é o que se mostra numa fiscalização ou numa ação: todas as entregas daquela pessoa, em ordem. O registro por entrega é o que alimenta o estoque, as trocas previstas e os relatórios. Num sistema, a ficha é gerada a partir das entregas, e você não precisa manter as duas à mão.
Se você trabalha em papel, mantenha uma ficha por trabalhador e um livro ou planilha de saídas do almoxarifado, e confira os dois todo mês.
Checklist antes de adotar um modelo
- Cada entrega tem a sua própria linha e o seu próprio recebimento.
- O CA e a validade do CA aparecem em cada linha.
- Há campo para motivo, com opções fechadas.
- Há espaço para devolução, higienização e descarte.
- A ficha identifica a função ou o GHE na data da entrega.
- Está definido onde a ficha fica guardada e por quanto tempo.
- Está definido quem pode corrigir um registro e como a correção fica visível.
Papel, planilha ou sistema
No papel, o modelo depende da disciplina de quem preenche e do lugar onde as fichas ficam guardadas. Numa planilha, fica mais fácil buscar, mas qualquer pessoa altera uma célula sem deixar rastro. Num sistema, os campos obrigatórios não ficam em branco e cada entrega guarda o CA e o motivo daquele momento.
No salvflow, a ficha é montada a partir das próprias entregas: cada linha leva o CA congelado na data, o motivo, quem entregou e como o trabalhador recebeu, com comprovante em PDF e código de verificação.
Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.
Perguntas frequentes
Existe um modelo oficial de ficha de EPI?
Não. A NR-6 exige o registro do fornecimento, mas não traz um modelo. A empresa pode usar livro, ficha ou sistema eletrônico.
Preciso anotar o CA em cada entrega?
É o mais seguro. O CA pode mudar ou vencer, e a ficha precisa mostrar o CA do equipamento entregue naquela data.
A ficha precisa ter o motivo da troca?
A norma não lista campos, mas o motivo é o que permite mostrar que trocas por dano ou perda foram feitas de imediato e que a vida útil foi respeitada.
Posso usar a mesma ficha para EPI e uniforme?
Pode, desde que fique claro o que é EPI com CA e o que é uniforme. Misturar sem separar costuma confundir quem lê a ficha depois.
A ficha precisa ter a orientação de uso?
A NR-6 pede que a empresa oriente e treine o trabalhador. Registrar essa orientação, ou a referência ao treinamento, junto da entrega ajuda a provar que ela aconteceu.