Planilha de controle de EPI: como montar e onde ela falha
Para muitas empresas, a planilha é o primeiro passo depois do papel. Ela funciona bem enquanto poucas pessoas mexem nela e o número de trabalhadores é pequeno. Veja como estruturá-la e em que ponto ela começa a criar mais trabalho do que resolve.
As abas que fazem sentido
Trabalhadores
Uma linha por pessoa: nome, matrícula, função, setor, GHE, situação (ativo, afastado, desligado) e tamanhos. Evite repetir esses dados nas outras abas; use a matrícula como chave.
Catálogo de EPI
Uma linha por modelo e tamanho: código interno, descrição, CA, validade do CA, fabricante e vida útil estimada para troca. Quando o CA mudar, crie uma nova linha em vez de sobrescrever.
Entregas
Uma linha por entrega: data, matrícula, código do EPI, CA na data, quantidade, motivo, quem entregou e forma de recebimento. É a aba mais importante e a que nunca deve ter linhas apagadas.
Estoque
Entradas por nota fiscal e lote, saídas ligadas às entregas e um mínimo por item para saber quando comprar.
Fórmulas e controles úteis
- Alerta de CA vencendo: compare a validade do CA com a data de hoje e destaque os próximos 30 dias.
- Próxima troca: data da última entrega somada à vida útil do item, por trabalhador.
- Saldo por item: entradas menos saídas, com destaque abaixo do mínimo.
- Validação de dados nas colunas de motivo e de forma de recebimento, para evitar texto livre.
Onde a planilha falha
O problema não é a fórmula, é a prova. Numa planilha, qualquer pessoa com acesso altera ou apaga uma entrega sem deixar rastro, e a assinatura do trabalhador continua em outro lugar, em papel. Quando duas pessoas editam ao mesmo tempo, aparecem versões diferentes do mesmo arquivo.
Outros sinais de que a planilha ficou pequena: mais de uma unidade, entregas feitas no chão de fábrica e lançadas depois, fichas de ex-funcionários difíceis de achar e estoque que não fecha com as entregas.
Passo a passo para montar do zero
- Liste todos os trabalhadores ativos com matrícula, função, setor e GHE.
- Faça o inventário físico do almoxarifado e registre o saldo inicial por item, tamanho e lote.
- Consulte o CA de cada item na base do Ministério do Trabalho e Emprego e anote a validade.
- Defina a vida útil de referência e o estoque mínimo de cada item com o SST e o almoxarifado.
- Crie a aba de entregas com validação de dados nas colunas de motivo e recebimento.
- Combine quem lança as entregas, em quanto tempo e onde fica a assinatura do trabalhador.
- Proteja as abas de cadastro e mantenha cópias periódicas do arquivo.
Boas práticas de uso
Lance as entregas no mesmo dia em que acontecem. Quanto maior o atraso, maior a chance de faltar o CA, o motivo ou o próprio registro. Nunca apague uma linha de entrega: se houve erro, acrescente uma linha de correção e explique o motivo.
Guarde as fichas assinadas em papel na mesma ordem das linhas da planilha, por trabalhador, e anote na planilha onde está cada assinatura. Sem essa ligação, a planilha mostra uma entrega que ninguém consegue provar.
Revise o arquivo uma vez por mês: CAs a vencer, itens abaixo do mínimo, trocas atrasadas e entregas sem assinatura.
Quanto custa manter a planilha
A planilha é gratuita, mas o tempo não. Some as horas de quem lança entregas, procura fichas, confere estoque e responde a pedidos de histórico. Quando esse tempo passa de algumas horas por semana, ou quando a empresa tem mais de uma unidade, um sistema costuma sair mais barato do que parece.
Colunas sugeridas para a aba de entregas
Com essas colunas, um filtro por matrícula vira a ficha do trabalhador, e um filtro por período vira o relatório de consumo.
- Data da entrega e data do lançamento.
- Matrícula e nome do trabalhador.
- GHE ou função na data.
- Código do item, descrição e tamanho.
- CA e validade do CA na data.
- Quantidade e lote.
- Motivo (lista fechada).
- Quem entregou.
- Forma de recebimento e onde está a prova (pasta, página, arquivo).
- Observações, inclusive recusa.
Da planilha para um sistema
A boa notícia é que uma planilha bem organizada é a melhor preparação para um sistema: os trabalhadores, o catálogo e o saldo inicial podem ser importados. No salvflow, a importação mostra uma prévia com erros e duplicados antes de gravar, e a partir daí cada entrega gera um comprovante que não se altera.
Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.
Perguntas frequentes
Planilha de controle de EPI é aceita na fiscalização?
A NR-6 aceita livros, fichas ou sistema eletrônico para registrar o fornecimento. O que pesa é o conteúdo e a capacidade de provar o recebimento pelo trabalhador.
Posso guardar a assinatura do trabalhador na planilha?
Normalmente não: a assinatura fica em papel ou em outro sistema, e a planilha só aponta para ela. É aí que a prova costuma se perder.
Dá para importar minha planilha para um sistema?
Sim, se ela tiver trabalhadores, itens e saldos em colunas separadas. Quanto mais padronizada, mais simples a importação.
Qual programa usar para a planilha?
Qualquer editor de planilhas resolve. O importante é a estrutura das abas, a validação dos dados e a disciplina de lançar no dia.
Como controlar o estoque na mesma planilha?
Registre entradas por nota e lote numa aba, e calcule o saldo subtraindo as entregas. Confira com o físico pelo menos uma vez por mês.