Como fazer controle de EPI: um roteiro em seis etapas
Controle de EPI não é só a ficha. É uma cadeia que começa na escolha do equipamento para cada risco e termina no registro de que o trabalhador recebeu, usou e trocou no tempo certo. Este roteiro organiza essa cadeia em seis etapas.
1. Selecionar o EPI a partir do risco
A seleção parte da avaliação de riscos da empresa (o PGR) e do que já foi feito em proteção coletiva. Para cada grupo de trabalhadores expostos aos mesmos riscos (GHE) ou para cada função, defina quais EPIs são necessários, em que quantidade e em que situações. Registre quem aprovou e com base em quê.
A NR-6 pede que o EPI seja adequado ao risco e que a seleção considere a participação dos trabalhadores. Guardar a consulta feita a eles ajuda a mostrar isso depois.
2. Montar o catálogo com CA
Cada EPI do catálogo deve ter o Certificado de Aprovação (CA) do modelo, a validade do CA e a vida útil esperada. Consulte o CA na base pública do Ministério do Trabalho e Emprego e anote a data da consulta.
3. Controlar o estoque
Registre as entradas com lote e validade do produto, defina um mínimo por item e acompanhe as saídas pelas entregas. Estoque que não fecha costuma esconder entregas não registradas.
4. Entregar e registrar no mesmo momento
O melhor registro é o feito na hora da entrega, com o trabalhador presente. Registre o EPI, o CA na data, o motivo e o recebimento, e oriente sobre uso, guarda e conservação.
Formas de recebimento
- Assinatura em papel ou na tela do celular.
- Aceite por link enviado ao trabalhador.
- Registro presencial com testemunha, quando o trabalhador não assina.
- Recusa registrada, quando ele não aceita o equipamento.
5. Trocar no tempo certo
A NR-6 pede a substituição imediata do EPI danificado ou extraviado. Além disso, cada item tem uma vida útil. Acompanhe as trocas previstas por trabalhador e registre o motivo de cada troca, inclusive devoluções e descartes.
6. Revisar com frequência
- Mensalmente: CAs a vencer, itens abaixo do mínimo, aceites pendentes e trocas atrasadas.
- A cada mudança de processo ou de risco: a seleção técnica do GHE afetado.
- Na admissão e na mudança de função: a lista de EPIs que a pessoa deve receber.
- No desligamento: devolução e encerramento da ficha, que continua guardada.
Quem faz o quê
SESMT ou responsável de SST
Define a seleção técnica por GHE ou função, aprova novos EPIs, acompanha CAs e revisa o controle periodicamente.
Almoxarifado ou compras
Mantém o estoque, recebe as compras com nota e lote, avisa sobre itens abaixo do mínimo e sobre CAs a vencer nos produtos comprados.
Liderança e quem entrega
Faz a entrega, orienta o uso, registra o recebimento e acompanha se o EPI está sendo usado e em bom estado.
Trabalhador
Usa o EPI, cuida da guarda e da conservação e avisa quando o equipamento fica impróprio para uso.
Indicadores simples para acompanhar
- Percentual de entregas com recebimento registrado.
- Número de CAs vencendo nos próximos 60 dias.
- Trocas previstas que já passaram da data.
- Itens abaixo do estoque mínimo.
- Tempo entre a entrega e o seu registro, quando o lançamento é feito depois.
Os erros mais comuns
Entregar sem consultar a seleção técnica e acabar fornecendo um EPI que não protege contra o risco da função. Registrar a entrega dias depois, sem o CA e sem o motivo. Trocar EPI “porque pediu” sem registrar se foi desgaste, dano ou perda. E deixar a ficha de quem saiu da empresa numa gaveta que ninguém encontra.
Um roteiro como este não precisa ser implantado de uma vez. Comece pelo registro de entregas com CA e recebimento, depois a seleção técnica, depois as trocas previstas.
Primeiros 30 dias de implantação
Na primeira semana, levante trabalhadores, funções e GHEs, e faça o inventário do almoxarifado. Na segunda, monte o catálogo com CA e defina a seleção técnica dos GHEs mais críticos. Na terceira, comece a registrar todas as entregas com recebimento. Na quarta, revise os primeiros registros, corrija o processo e defina a rotina mensal de revisão.
Ao fim do mês, você terá a base do controle funcionando e uma lista clara do que falta: GHEs sem seleção aprovada, itens sem CA conferido e trabalhadores sem entrega registrada.
Onde um sistema ajuda
Essas etapas funcionam em papel, mas dependem de disciplina. Um sistema como o salvflow liga as seis: a entrega só oferece EPIs aprovados para o GHE da pessoa, mostra o saldo e o CA, registra o recebimento e alimenta o painel de pendências.
Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.
Perguntas frequentes
Quem é responsável pelo controle de EPI?
A NR-6 atribui à organização as obrigações de fornecer, orientar, substituir e registrar. Na prática, SESMT, almoxarifado e liderança dividem as tarefas.
Com que frequência devo revisar a seleção de EPI?
Sempre que mudar o processo, o risco ou o equipamento, e numa revisão periódica definida pelo SST, junto com o PGR.
Preciso de um sistema para fazer controle de EPI?
Não. Papel e planilha funcionam em operações pequenas. O sistema ajuda quando aumentam as pessoas, as unidades e os pedidos de histórico.
Por onde começar se hoje não há controle nenhum?
Pelo registro de entregas: quem recebeu, o quê, com qual CA, quando e por quê, com o recebimento do trabalhador.