Ficha de entrega de EPI com assinatura digital

O que a NR-6 exige do registro

No texto vigente da NR-6, a obrigação está no item 6.5.1, alínea “d”: cabe à organização registrar o fornecimento do EPI ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive por sistema biométrico. O item 6.5.1.1 completa: se o sistema eletrônico for adotado, ele deve permitir a extração de relatórios. Ou seja, a ficha digital é expressamente admitida pela norma.

A NR-6 não traz um modelo de ficha, não lista campos obrigatórios e não usa a palavra assinatura. O que a ficha precisa mostrar vem das outras alíneas do mesmo item: adquirir só EPI aprovado (“a”), orientar e treinar (“b”), fornecer gratuitamente o EPI adequado ao risco (“c”), exigir o uso (“e”) e substituir imediatamente quando danificado ou extraviado (“g”).

Para EPI descartável e creme de proteção, quando o registro individual for inviável, o item 6.5.1.2 pede a disponibilização na embalagem original, em quantidade suficiente e com reposição imediata nos locais de trabalho.

Assinatura digital, eletrônica ou na tela: o que cada termo significa

No dia a dia, “assinatura digital” é usada para qualquer assinatura feita em uma tela. Na lei, os nomes são outros. A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis (art. 4º): a simples, que permite identificar o signatário ou associa dados dele a outros dados em formato eletrônico; a avançada, que usa certificados fora da ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, admitido pelas partes, ligada ao signatário de maneira unívoca e capaz de revelar qualquer modificação posterior; e a qualificada, que usa certificado digital da ICP-Brasil.

A MP 2.200-2/2001 diz que as declarações em documentos eletrônicos assinados com certificação ICP-Brasil se presumem verdadeiras em relação aos signatários (art. 10, § 1º), mas não impede outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem o documento for oposto (art. 10, § 2º).

Um cuidado: a Lei 14.063/2020 trata de interações com entes públicos, atos de pessoas jurídicas e questões de saúde (art. 1º). Para a ficha de EPI, ela serve como referência dos níveis de confiança, não como regra específica da entrega de EPI.

Então a assinatura na tela vale?

O que se pode afirmar com segurança: a NR-6 aceita o registro em sistema eletrônico e não exige certificado digital do trabalhador. A assinatura com o dedo no celular é, em regra, uma assinatura eletrônica simples, e a lei admite meios fora da ICP-Brasil aceitos pelas partes.

O que não se pode afirmar: que uma forma de assinatura tenha validade garantida em qualquer discussão. Quanto o registro prova depende do caso e é avaliado por quem julga. Por isso, além de escolher a forma de assinatura com o jurídico, vale formalizar com os trabalhadores, por exemplo no contrato ou em um termo, que o recebimento de EPI será confirmado eletronicamente.

O que deixa a ficha digital mais forte

• Um aceite por entrega, ligado ao resumo exato do que foi entregue: EPI, CA, quantidade, data e motivo.
• Data e hora do aceite gravadas pelo sistema, e não digitadas por quem registra.
• Quem entregou e quem registrou, com a data do registro separada da data da entrega quando o lançamento for posterior.
• Um código ou hash que permita conferir depois que o comprovante não foi alterado.
• Correções feitas por novos registros, sem apagar nem reescrever o original.
• A recusa registrada com data e testemunha. A CLT (art. 158, parágrafo único, “b”) trata a recusa injustificada ao uso de EPI como ato faltoso.
• Biometria só se a empresa decidir adotá-la: o dado biométrico é dado pessoal sensível na LGPD (art. 5º, II) e pede cuidados próprios.

Papel, planilha e modelo pronto

A ficha em papel continua aceita e pode ser a melhor escolha para uma operação pequena. O modelo grátis de ficha de EPI em PDF do salvflow traz uma linha por entrega com CA, validade do CA, motivo e assinatura. A planilha resolve busca e totais, mas não prova quem recebeu: a assinatura continua em um papel separado e qualquer pessoa com acesso altera uma célula sem deixar rastro.

Um sistema faz sentido quando você precisa achar o histórico de um trabalhador em minutos, provar que o registro não mudou e ter o aceite no mesmo lugar da entrega.

Como o salvflow registra a ficha de entrega

No salvflow, cada entrega guarda o CA congelado na data, o motivo e quem entregou. O trabalhador confirma por assinatura na tela, por um link que abre no próprio celular ou presencialmente com testemunha, e a recusa também fica registrada. Entrega e aceite são fatos separados: uma confirmação pendente não apaga a entrega. Cada comprovante em PDF traz um código que qualquer pessoa confere na página Verificar comprovante, e a ficha pode ser exportada por trabalhador. É uma assinatura eletrônica simples com evidências; confirme com o seu jurídico se ela atende ao seu caso.

Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.

Perguntas frequentes

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