Ficha de EPI: papel, Excel ou software?
A NR-6 pede que a empresa registre o fornecimento de EPI e aceita livros, fichas ou sistema eletrônico (item 6.5.1, alínea d). A norma não impõe um desses meios. A escolha depende de quantas entregas você faz, de quantas pessoas registram e de quantas vezes alguém pede para ver o histórico.
Comparação lado a lado
| Critério | Papel | Planilha (Excel) | Software |
|---|---|---|---|
| Aceita pela NR-6 | Sim: livros e fichas estão previstos no item 6.5.1, alínea d. | A norma não cita planilhas. Na dúvida, mantenha o recebimento assinado junto com a planilha. | Sim: sistema eletrônico é previsto, e precisa permitir a extração de relatórios (6.5.1.1). |
| Custo para começar | Quase zero: impressão e pastas. | Baixo, se a empresa já tem o programa de planilhas. | Assinatura mensal e algumas horas de implantação. |
| Prova do recebimento | Assinatura do trabalhador em cada linha. Boa prova enquanto a folha existir. | Uma linha não mostra que o trabalhador recebeu. Precisa de um recibo à parte. | Aceite na tela, por link ou com testemunha, guardado com data e hora. A recusa também fica registrada. |
| CA de cada entrega | Depende de quem preenche lembrar de anotar. | Possível, mas é fácil copiar o CA atual sobre entregas antigas. | Pode ficar congelado na entrega, com a validade daquela data. |
| Alterações depois do fato | Rasura aparece, mas folha perdida não deixa rastro. | Qualquer pessoa altera uma célula sem deixar rastro, salvo controle de versões. | Pode registrar quem fez cada ação e manter a correção como novo registro, sem apagar o original. |
| Achar o histórico de alguém | Lento: procurar a pasta certa, inclusive de ex-funcionários. | Rápido com filtros, se todos usam o mesmo arquivo. | Busca por trabalhador, período ou EPI, e exportação da ficha. |
| Estoque e trocas | Controle separado, normalmente em outra folha. | Possível com fórmulas, que quebram com o tempo e entre versões do arquivo. | A entrega baixa o saldo, e as trocas guardam o motivo. |
| Sem internet | Funciona em qualquer lugar. | Funciona offline, mas cria cópias divergentes. | Muitos precisam de conexão. Sem sinal, a entrega é registrada depois, com a data real. |
| Perda e cópia de segurança | Água, fogo e mudança de sala levam o histórico. | Depende de backup e de saber qual arquivo é o certo. | Cópia no servidor. Avalie onde os dados ficam e como você os exporta. |
| Dados pessoais (LGPD) | Pasta aberta para quem chegar ao armário. | O arquivo circula por e-mail e pendrive com CPF dentro. | Acesso por pessoa e papel, mas exige contrato com o fornecedor como operador. |
A coluna “Software” descreve o que um sistema de gestão de EPI pode fazer. Confira cada ponto no sistema que você avaliar, inclusive no salvflow.
Quando cada um basta
O papel basta quando
- A equipe é pequena e as entregas são poucas por mês.
- Uma pessoa cuida das fichas e as guarda em lugar seguro e organizado.
- O local de trabalho não tem internet confiável e ninguém vai digitar depois.
- Ninguém pede relatórios: o histórico é consultado raramente.
A planilha basta quando
- Você precisa de busca e totais, mas o volume ainda cabe num arquivo.
- Existe um arquivo único, com dono, backup e controle de quem altera.
- O recebimento continua assinado no papel ou por outro meio.
- Os CAs são anotados por entrega, e não só no cadastro do item.
Vale um software quando
- As entregas acontecem em mais de um local ou turno.
- Fiscalizações, auditorias ou ações pedem o histórico com frequência.
- Você precisa provar o CA da data e o motivo de cada troca.
- O estoque de EPI também precisa fechar.
O que cada opção custa de verdade
Papel e planilha parecem grátis, mas cobram em horas: montar o histórico de um trabalhador, conferir CAs vencidos e refazer fichas perdidas. Um software cobra uma mensalidade (no salvflow, a partir de R$ 79 por mês no plano Essencial, até 25 trabalhadores ativos; veja os preços) e pede algumas horas para importar trabalhadores, catálogo e saldo.
Se o papel funciona para você hoje, não troque por trocar. Comece pelo modelo de ficha de EPI grátis abaixo e reavalie quando o volume crescer ou quando alguém pedir um histórico que você não consegue montar.
O que vale para qualquer opção
- Uma linha por entrega, com data, EPI, quantidade, CA e motivo.
- O recebimento do trabalhador em cada entrega, e a recusa quando houver (veja termo de recebimento).
- A validade do CA na data da entrega, separada da validade do produto.
- O motivo de cada troca e o destino do EPI devolvido (veja higienização e substituição).
- A função ou o GHE do trabalhador naquela data.
Fontes
Conteúdo informativo, não é parecer jurídico. Mais termos no glossário e nos guias NR-6.