Como escolher um software de controle de EPI: 10 perguntas antes de contratar

Atualizado em 11/11/2026 · Por Equipe salvflow · 7 min de leitura

Resposta direta

Para escolher um software de controle de EPI, peça ao fornecedor que mostre dez pontos em uma entrega de teste: a prova que fica de cada entrega, o tratamento do CA, a baixa do estoque, a divisão em empresas e unidades, o uso sem internet, a exportação dos dados, o cálculo do preço, o esforço para começar, o suporte e a guarda dos dados pessoais.

As 10 perguntas em uma tabela

Pergunta	Uma boa resposta mostra
1. Aceite e prova	Como o trabalhador confirma e o que fica guardado.
2. CA	A fonte do dado e o CA congelado em cada entrega.
3. Estoque	A entrega baixando o saldo do local e o mínimo por item.
4. Estrutura	Empresas, unidades e quem vê o quê.
5. Sem internet	O que funciona sem conexão, ou como registrar depois.
6. Exportação e saída	Formatos, planos e o destino do histórico ao sair.
7. Preço	O que conta como trabalhador ativo e o custo quando a equipe cresce.
8. Implantação	Importação por planilha e um roteiro dos primeiros dias.
9. Suporte	Canal, horário e prazo de resposta, por escrito.
10. Dados pessoais	Onde ficam, quem acessa e o papel de cada parte.

Quase todo software de EPI promete acabar com a ficha de papel. A diferença aparece nos detalhes: o que fica guardado em cada entrega, o que acontece quando o sinal cai e como você sai, se quiser sair. Em cada pergunta, dizemos por que importa, como é uma boa resposta e como o salvflow responde hoje.

1. Como o software de EPI registra o aceite e que prova fica guardada?

A entrega é o registro que você mostra quando alguém pede o histórico de um trabalhador. Uma boa resposta explica como ele confirma o recebimento, o que acontece quando recusa e se o comprovante pode ser alterado depois. Peça o comprovante de uma entrega de teste, não um modelo de apresentação.

No salvflow, o trabalhador confirma por assinatura na tela, por link no próprio celular, presencialmente com conferência de identidade ou com testemunha, e a recusa também fica registrada. O comprovante em PDF traz um código que qualquer pessoa confere na página Verificar comprovante e nunca é reescrito. É uma assinatura eletrônica simples, sem biometria; confirme com o seu jurídico se ela atende ao seu caso.

2. Como o sistema trata o CA e a validade?

O CA vence e é renovado. Pergunte de onde vem a informação do CA (consulta automática ou digitada por você), se o sistema avisa antes do vencimento e se cada entrega guarda o CA e a validade daquela data, mesmo que o cadastro mude depois.

O salvflow não consulta o CAEPI automaticamente. Ele guarda o número e a validade do CA e o registro da consulta que você fez, avisa sobre CAs a vencer, vencidos ou sem verificação e congela o CA em cada entrega.

3. O estoque baixa a cada entrega e avisa o saldo mínimo?

Se a entrega e o estoque vivem em lugares separados, o saldo deixa de fechar. Pergunte se cada entrega debita o local de onde o EPI saiu, se há mínimo por item, se o recebimento guarda lote e validade e como entram as devoluções.

No salvflow, o recebimento é por lote, com CA, validade e custo; o saldo é por unidade e local de estoque, com mínimo por item, e cada entrega debita o local de onde saiu. A devolução com quarentena e inspeção começa no plano Profissional.

4. Como a conta se organiza em empresas, unidades e contratos?

Diga ao fornecedor quantos CNPJs e quantas unidades ou obras você tem, se os trabalhadores mudam de local e se você precisa ver o consumo por contrato. Uma boa resposta mostra isso na tela e diz quem enxerga o quê. Consultorias de SST devem perguntar como acompanham vários clientes sem misturar os dados.

No salvflow, uma conta pode acompanhar várias empresas e unidades, cada pessoa vê só as unidades e as ações do seu papel, e a Carteira reúne as pendências de EPI dos clientes de uma consultoria. Várias unidades e locais de estoque fazem parte do plano Business.

5. O que acontece quando não há internet?

Obra, área rural e subsolo nem sempre têm sinal. Não aceite um “funciona sem internet” sem detalhe: pergunte o que dá para fazer sem conexão e o que acontece com o aceite e o estoque quando os dados sincronizam. Se o sistema depende de internet, a boa resposta diz isso e explica como registrar depois.

O salvflow funciona no navegador e precisa de internet. Sem sinal, a entrega é registrada depois com a data real do evento, e o sistema separa a data da entrega da data do registro.

6. Como eu exporto os meus dados, e como eu saio?

A NR-6 aceita o registro do fornecimento em livros, fichas ou sistema eletrônico (item 6.5.1, alínea “d”), desde que o sistema permita extrair relatórios (6.5.1.1). Pergunte em que formatos sai a ficha de cada trabalhador, se a exportação está em todos os planos e o que acontece com o histórico se o contrato terminar. Peça essa resposta por escrito.

No salvflow, a ficha é exportada em CSV e JSON em todos os planos. Os relatórios de consumo, pendências e saldo e a exportação de apoio ao eSocial S-2240 (CSV) ficam no plano Business.

7. Como o preço é calculado e o que muda quando a equipe cresce?

Há cobrança por trabalhador, por CNPJ ou por faixa. Simule o seu caso com a equipe que você espera ter daqui a um ano. Pergunte o que conta como trabalhador ativo, o que acontece ao passar da faixa, se há taxa de implantação e quais recursos ficam fora do plano de entrada.

No salvflow, o preço é mensal por empresa, conforme o número de trabalhadores ativos: Essencial a R$ 79/mês (até 25 trabalhadores ativos), Profissional a R$ 149/mês (até 100 trabalhadores ativos), Business a R$ 299/mês (até 300 trabalhadores ativos) e Enterprise a partir de R$ 499/mês, sob consulta. O teste é de 30 dias, sem cartão, e nada é cobrado automaticamente ao fim do período.

8. Quanto trabalho dá para começar?

O custo de trocar de sistema é, antes de tudo, o tempo da sua equipe. Pergunte como entram trabalhadores, catálogo de EPIs e saldo de estoque, se a importação tem conferência antes de gravar e se as entregas antigas podem ser trazidas. Uma boa resposta inclui um roteiro dos primeiros dias.

No salvflow, trabalhadores, catálogo e saldo inicial entram por planilha (CSV ou XLSX), com pré-visualização antes de gravar. A importação de entregas antigas ainda não está disponível.

9. Que suporte está incluído?

Pergunte por qual canal o suporte atende, em que horário, qual é o prazo de resposta e se ele está incluído no preço. O melhor teste é mandar uma pergunta real durante o período de teste e medir a resposta. Faça essas mesmas perguntas ao salvflow antes de contratar.

10. Onde ficam os dados pessoais e quem acessa?

A ficha de EPI tem nome, CPF, função e, às vezes, assinatura. Pergunte em que país os dados ficam, quem do fornecedor consegue vê-los, se o acesso da sua equipe é por papel e qual documento define a responsabilidade de cada parte. Se o sistema usa biometria, lembre que o dado biométrico é dado pessoal sensível na LGPD (art. 5º, II).

No salvflow, os dados ficam armazenados no Brasil (São Paulo), o CPF aparece mascarado na tela e não há biometria. A sua empresa é a controladora dos dados e o salvflow atua como operador (LGPD).

Como testar antes de contratar

No período de teste, repita a rotina real com quem vai usar o sistema:

Importe alguns trabalhadores e cadastre os EPIs mais entregues, com CA.
Faça uma entrega no celular, no local de costume, e colete o aceite.
Exporte a ficha de um trabalhador e veja se você entende o arquivo sem ajuda.

Antes de decidir

Este guia é informativo e não é parecer jurídico. Confirme as obrigações da sua empresa com o seu SESMT e o seu jurídico.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software de controle de EPI?

Não existe um melhor para todos. Depende do número de trabalhadores, das unidades e do sinal nos locais de entrega. Faça as dez perguntas a dois ou três fornecedores e compare as respostas na tela.

Quanto custa um software de EPI?

Depende do modelo de cobrança: por trabalhador, por CNPJ ou por faixa. No salvflow, o plano Essencial custa R$ 79/mês, até 25 trabalhadores ativos. Ao comparar, some o que fica fora do plano de entrada.

O software de EPI transmite o S-2240 ao eSocial?

Depende do fornecedor: pergunte se ele transmite o evento ou só exporta os dados. O salvflow não envia eventos ao eSocial: ele exporta em CSV os EPIs entregues, com CA e datas, para apoiar o preenchimento pelo seu SST.

Fontes oficiais

Referências conferidas nos textos oficiais em 13/10/2026. As normas mudam por portaria: confira sempre a versão vigente.